Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria per quasi tutte le imprese e professionisti italiani. Ecco tutto quello che devi sapere.
Come funziona il Sistema di Interscambio (SDI)
L'SDI è il sistema gestito dall'Agenzia delle Entrate che funge da intermediario tra chi emette e chi riceve le fatture elettroniche:
- Emissione: il fornitore crea la fattura in formato XML (FatturaPA)
- Invio all'SDI: la fattura viene inviata tramite PEC o canale web service
- Controllo: l'SDI verifica la conformità formale
- Recapito: l'SDI recapita la fattura al destinatario tramite codice destinatario o PEC
- Notifica: entrambe le parti ricevono notifica di consegna
Il formato XML FatturaPA
La fattura elettronica deve rispettare il tracciato XML FatturaPA. I campi obbligatori includono:
- Dati del cedente/prestatore
- Dati del cessionario/committente
- Dati del documento (numero, data, tipo)
- Dati dei beni/servizi
- Dati del pagamento
Conservazione digitale a norma
Le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni secondo le modalità previste dalla normativa:
- Conservazione in formato immodificabile
- Immodificabilità e integrità garantite
- Leggibilità nel tempo
- Reperibilità e consultabilità
Attenzione: La semplice archiviazione in una cartella del computer NON è sufficiente. È necessario un sistema di conservazione sostitutiva certificato.
Errori comuni da evitare
- Dimenticare il codice destinatario (o inserire quello sbagliato)
- Non verificare la ricezione della notifica di consegna
- Non conservare le ricevute dell'SDI
- Emettere nota di credito con procedura errata
Vantaggi della fatturazione elettronica
- Riduzione dei costi di gestione cartacea
- Velocità di trasmissione e ricezione
- Automatizzazione dei processi contabili
- Riduzione degli errori di trascrizione
- Accesso immediato allo storico delle fatture
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